Международное сотрудничество предоставляет отличную возможность в изучении особенностей управления бизнес-процессами архивов разных стран, а также перенятия опыта и эффективного использования их на отечественной почве. Между Архивом Президента Республики Казахстан и Национальным Архивом Республики Корея действует Меморандум о взаимопонимании и сотрудничестве, подписанный 28 октября 2016 г.

Ежегодно на базе Национального Архива Кореи (далее – НАК) проводятся образовательные и практические занятия по программе Records and Archives Management «RAMP» (Управление записями и архивами), посвященной актуальным вопросам создания современных архивов, управления документами, электронными данными, оцифровки и цифрового хранения, сохранения и восстановления бумажных документов.

В период с 18-25 августа 2019 г. сотрудники Архива Президента Республики Казахстан Шайлазымов Б.Д., Зейнелов Ж.С., Дуйсенова Г.Н. прошли курсы обучения RAMP-2019 и получили соответствующие сертификаты. С казахстанской стороны также приняли участие руководители и специалисты Департамента архивного дела и документации, Центрального государственного архива научно-технической документации, Национального центра рукописей и редких книг Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

В рамках учебно-практических занятий основными объектами посещения стали: НАК, Архив Президента Республики Корея, Национальный информационный центр «NIRS», расположенные в городах Сеонгнам, Сейджонг, Дэйджон.

В составе лекторов были руководители отделов, Ph-доктора, профессора. Связь с общественностью и предоставление государственных услуг в Республике Корея осуществляется посредством Электронного правительства. С 2007 г. система электронного управления документооборотом государственных органов переведена на безбумажную основу. Успешному внедрению Электронного правительства способствовало укрепление нормативно-правовой базы документационного обеспечения и архивного дела республики. В Южной Корее действуют 65 национальных стандартов по управлению архивами, в том числе и по управлению электронными записями. На сегодняшний день в системе электронного правительства граждане получают более 1300 государственных услуг.

Архивная система Кореи является продуктом многолетней практики, поэтому сегодня архивисты «Страны утренней свежести» оказывают значительное влияние на развитие архивного дела во всем мире. Так, например, внедрение и развитие системы «Электронное правительство» и «Электронный архив» Республики Узбекистан проходит при активном участии корейских специалистов. Политика наших соседей является вполне обоснованной, ведь с 2014 г. Корея находится на ведущих позициях рейтинга ООН по уровню развития электронного правительства. В Корее функционируют 8 Центральных архивов: НАК, Национальная ассамблея, Конституционный совет, Верховный суд, Центральная избирательная комиссия, Архив Президента, Архив г. Сеул и провинции Кёнсан-Намдо. Имеются специальные архивы Министерства иностранных дел, Министерства обороны, Министерства внутренних дел и др.

НАК, как государственный орган, подчиняется Министерству внутренних дел и безопасности, ведет общую политику по архивному делу в стране. Общий штат сотрудников составляет 330 человек В структуре НАК находятся:

• Бюро архивной политики

• Бюро поддержки управления записями

• Бюро обеспечения сохранности и безопасности

• Архив Президента

• Национальное хранилище

• Хранилище исторических документов

• Хранилище Администрации.

Государственные учреждения обеспечивают долговременное ведомственное хранение документов сроком до 30 лет, после истечения срока документы передаются в НАК на государственное (вечное) хранение. При необходимости имеется возможность продления сроков ведомственного хранения. В НАК функционирует Государственная комиссия по вопросам архивного дела, которая подчиняется Аппарату Премьер-Министра. В состав комиссии из 20 человек входят представители центральных архивов. Ежегодно от государственных органов в НАК поступают 7-8 млн. документов. Помимо управленческой документации на хранении также имеются и «гражданские документы», то есть документы личного происхождения. Количество «гражданских документов» составляет 236 235 единиц.

Электронные документы при комплектовании проходят через три этапа:

1. Этап производство записей;

2. Этап управление записями в системе RMS (Records Management System);

3. Этап вечное хранение в системе CAMS (Central Archives Management System).

На 1-этапе происходит: производство, регистрация, классификация, подшивка, упорядочение и передача. На 2-этапе: прием, временное хранение, оценка (экспертиза) и передача. На 3-этапе: прием, оценка (экспертиза), переклассификация для раскрытия записей, хранение и использование. Эти системы представляют собой стандартное программное обеспечение, которое распространено Национальным архивом Кореи почти в 750 учреждениях. Хранилища оснащены передвижными, рельсовыми стеллажами, предусмотрено хранение документов на различного вида носителях информации. В каждом хранилище при входе и выходе размещена схема (карта) хранилища, в которой описано расположение стеллажей, место нахождения огнетушителей, телефона и навигационных таблиц. Доступ в хранилища осуществляется посредствам электронных карт, ведется видеонаблюдение.

Система хранения документов стандартная. Документы хранятся в специальных коробках в вертикальном положении. Коллекционные и особо-ценные документы хранятся в горизонтальном положении. Вместе с тем имеются и подшитые документы (в основном протокола), в процессе оцифровки они расшиваются, а затем также размещаются в коробки.

Хранилища Национального Архива Кореи

В хранилищах имеются контрольно-измерительные приборы, электронные датчики температурно-влажностного режима, магнитные термометры, механические психрометры. В случае сбоя или некорректной работы основного оборудования проводятся дополнительные сверки. Температурно-влажностный режим для бумажных документов составляет 20о С ± 20, влажность 45% ± 5, для аудиовизуальных документов – 0о С ± 20, влажность 30% ± 5. Выдержаны и строго контролируются нормы искусственного освещения. Детекторы тепла и дыма подают сигнал в систему автоматического азотного пожаротушения. Принцип действия установок данного типа это создание в помещении среды с пониженным содержанием кислорода – менее 10 %, в такой среде процесс горения становится невозможным. Преимущество азотных систем не только в высокой эффективности, но и в неприхотливости их содержания. Изготовление архивных коробок происходит в специальных мастерских. На станке ZUND LR 1600 картон получает свои очертания по одному из выбранных оператором форм. Лезвие станка проходит по очертанию контура. Оператору остается лишь сложить и собрать коробку в завершенную форму. Для автоматизации учета документов, контролирования их перемещения внутри архива, внедрена технология радиочастотной идентификация (Radio Frequency Identification) «RFID». На документы хранилища наносится «RFID» метка, которая подает сигнал о месте нахождения документа. При помощи данной технологии обеспечивается контроль и сохранность. Отмечается высокий уровень реставрационно-восстановительных работ. Поддерживается и продлевается жизненный цикл ветхих архивных документов и экспонатов. В лаборатории реставрации изучается физико-химическое состояние документов: проводится измерение структуры, определение возможности нейтрализации рН кислотности, цвета, толщины и размера бумаги. Затем проводят восстановительные работы: очистка (сухая/мокрая) глажка, склеивание, подшивка и т.д. Активно используется техника реставрации документов дистиллированной водой. Этот метод реставрации используется при работе с документами, имеющих высокий уровень кислотности. Для борьбы с вредителями и грибками используют дезинсекционную камеру на азотной основе. Камера устраняет насекомых и грибки, независимо от их стадии развития. Панель электронного управления камеры предоставляет всю информацию об основных параметрах функционирования системы.

Автоматизированная дезинсекционная камера

Обработка с целью замедления процесса старения документа осуществляется за счет нейтрализации кислотности и создания щелочного резерва. Для этого используется специальный аппарат, который увеличивает значение щелочного резерва и равномерно распределяет щелочной буфер по всему объему листа бумаги. Величина щелочного резерва должна соответствовать 0,06–0,24 моль/кг или 0,5–2,0 % карбоната магния, чтобы избежать щелочной деградации целлюлозы бумаги документа.

Нейтрализатор кислотности бумаги

При нейтрализации уменьшается скорость деструкции бумаги от естественного старения. Перед нейтрализацией определяется композиционный состав и значение рН бумаги, состав и качество материала записи информации, природа нейтрализующего раствора и его концентрация. Особо ценные документы НАК проходят идентификационную экспертизу. Для этого используется технология инфракрасной, гиперспектральной съемки изображение через системный интегральный спектрометр. Технология применяется в обнаружении использования нескольких чернил на документе и во многих случаях устанавливается порядок, в котором различные чернила были добавлены на страницу. Захват и вывод изображения происходит в формате сверхразрешения UltraHD.

Гиперспектральной сканнер

Наращивание потерянных фрагментов листа осуществляется с помощью листодоливочной машины. Машина состоит из бака отливки, бака удерживания и системы вакуума. В основном доливаются края архивных документов. Предварительно определив состав бумаги, машина производит доливку бумажной массы.

Листодоливочная машина

В рамках занятий RAMP-2019 специалисты Архива Президента Республики Казахстан практиковались в процессе восстановления бумажных записей, удаления инородных предметов (скотча) с документов, сухой и мокрой очистки документов, реставрации поврежденных документов с использованием специальных клеящих растворов и бумаги.

Сотрудники Архива Президента РК Зейнелов Ж., Дуйсенова Г., Шайлазымов Б. в лаборатории рестоврации НАК

Станции оцифровки бумажных документов оборудованы сканерами поточного типа и МФУ (многофункциональные устройства) формата А4, А3, А5, а также сканерами планетарного типа на классической платформе или специальной настраиваемой колыбели для форматов бумаги А3+, А2, А1. Весь оцифрованный материал хранится в базе данных, которая имеет свою информационно-поисковую систему. Местом хранения в основном являются удаленные сервера и собственные облачные хранилища данных (англ. cloud storage). Для оцифровки оригиналов большого размера (А2, А1) и сохранения их в цифровом формате высокого разрешения корейские коллеги используют сканера немецкой компания «Cruse GmbH». Сканеры превосходят фотоаппараты при захвате изображений большого формата, благодаря наличию линейного CCD и жесткому контролю освещения, стабильной резкости и постоянным углом воспроизводства. Каждый сканер CRUSE изготавливается под заказ, согласно требованиям клиента, и поэтому является эксклюзивным. Сканер позволяет получить изображение без геометрических искажений, максимально точное воспроизводство оригинала при оптическом разрешении до 1200 dpi и более. Имеется функция сканирования картин и оригиналов в рамах высотой до 12 см и более. Для сканирования документов формата A1+ применяется широкоформатный «over head» сканер Zeutschel OS 14000. Данный вид сканера используется при необходимости деликатного обращения с нерасшиваемым материалом формата до A1 включительно. Встроенная система трехмерной коррекции изображений Perfect Book исправляет кривизну страниц, делая изображение идеально ровным. Имеет набор взаимозаменяемых столов, предназначенных для различных задач сканирования: для газет, кальки, книг толщиной до 50 см и т.д.

Процесс оцифровки на сканерах планетарного типа

Оцифровка фотопленочных носителей осуществляется на сканере Flextight, модель X5. Сканер имеет высокую скорость сканирования, разрешение 8000dpi (эффективное 6900dpi), максимальную плотность – 4,9D. Распознает все форматы пленки (4" x 5") и обладает возможностью пакетной обработки. Встроенная функция удаления микропомех, активная система охлаждения с пониженным уровнем шума.

Основной массив видеодокументов находится на Betacam кассетах. До 2005 года это кассеты - Betacam/SP и Digital Betacam, с 2005 года появляются кассеты HDCam, XDCam и с 2007 года - Mpeg IMX. На сегодняшний день проигрыватели всех выше перечисленных видео форматов вместе с комплектующим материалом сняты с производства. С этими трудностями сталкиваются не только казахстанские архивисты, но и корейские коллеги. НАК приходится осуществлять закупку оборудования вторичного использования через интернет аукционы. Учитывая факт того, что за 15-20 лет у пленочных видео носителей происходит постепенное разрушение полимеров, НАК ставит перед собой задачу скорейшей оцифровки данных форматов носителей. Для поддержания физического состояния кассет используются специальные устройства: детекторы обнаружения деффектов и модули очистки. Оборудование распознования и очистки видеокассет (Betacam, VHS) Детектор «LaserSCAN» проверяет ленту на наличие физических дефектов и повреждений с практически 100% покрытием от края до края. Бесконтактная оптическая система контроля обнаруживает физические повреждения в видеопленке, которые могут привести к серьезным нарушениям качества изображения или звука, потому что, когда происходит физическое повреждение, это приводит к потере контакта ленты с головками видеомагнитофона, что обычно приводит к резкой потере изображения или звука. Модуль чистки ленты использует 3 вакуума, обтирая ткани, которые эффектно извлекают свободные окиси и грязь с поверхности ленты. Прецизионная двойная сапфировая полировальная система полирует поверхность записи, устраняет мусор и улучшает контакт считывающей головки с лентой. Временные отсевы практически исключены. После оцифровки происходит транскодинг при котором видеоматериал сохраняется в трех форматах: формат долговременного хранения, формат оперативного пользования, исходный формат. Транскодинг — это изменение аудио и видео кодеков потоков, а также их контейнеров (форматов). Сотрудники архива проводят раскадровку для краткого описания кадров сюжета. Для создания страхового фонда используются микроплёночные носители. В фондах архива: микрофильмы рулонные, микрофиши, диазомикропленка наиболее распространённых размеров и версий. Операторы микрофильмирования обеспечивают экспонирование и проявку, сканирование и макетирование проводится в лаборатории оцифровки. Демонстрационный стенд по форматам микропленочных носителей Ежегодно серебряно-галогенная микропленка (16 мм и 35 мм) проходит плановую обработку (чистка). Для этих целей настроена линия Kodak Prostar. Линия обеспечивает удобство быстрого оборота и безопасность внутренней обработки микропленок. Скорость обработки 3 метра в минуту. Температура воды 34 ° - 37° C. Расход - 1,9 литров в минуту для прозрачных базовых пленок.

Ознакомление с деятельностью Архива Президента Республики Корея (г. Седжонг)

Архив Президента Республики Корея собирает, управляет и обслуживает документы служебной деятельности Президента. В фондах архива документы, фотографии, видеозаписи, подарки и другие артефакты всех президентов Кореи. Архив подотчетен Министерству внутренних дел и безопасности. Здание архива сконструировано, как конструкция внутри конструкции. Твердая внутренняя стена уменьшает термальную проводимость. Прозрачный внешний слой куба работает как вертикальная система холодильных труб, которая охлаждает здание в течение лета, обеспечивая естественную вентиляцию. Архив состоит из пяти структурных подразделений:

• Административный отдел

• Отдел планирования и систем

• Отдел архивного управления

• Отдел архивной службы

• Отдел консервации и реставрации

Четырехэтажный демонстрационный зал оформлен в особой тематике – «Близкое и личное знакомство с нашими президентами». На выставочной площади размером 2 333 м2 представлены президентские документы, фотографии, видеоматериалы бывших президентов, подарки, которые президенты получили во время государственных визитов за границей. Для работы в читальном зале необходимо предоставить идентификационную карту либо паспорт со свидетельством о регистрации за рубежом. При желании работать нескольких исследователей из одной зарубежной организации, то необходимо дополнительно предоставить сертификат или копии учредительных документов организации.

В рамках программы RAMP делегацию из Казахстана принял Генеральный директор Архива Президента Республики Корея г-н Чой Джа Хи. Он рассказал об основных задачах его учреждения:

• Сбор президентских документов и поддержка агентств, создающих эти документы;

• Консультации по ведению документации для агентств, создающих президентские документы;

• Сбор президентских документов от частных лиц, организаций и учреждений;

• Создание системы управления и описания президентских документов;

• Разработка системы классификации для президентских отчетов;

• Создание инфраструктуры для сохранения и восстановления президентских документов;

• Постоянное сохранение и управление президентскими документами путем создания инфраструктуры для сохранения и восстановления;

• Обеспечение защиты президентских документов, которые служат основными государственными документами;

• Создание системы обслуживания населения, общественные услуги;

• Обеспечение функционирования специализированной читальной комнаты для бывших президентов, политиков и исследователей.

Казахстанские участники RAMP-2019 с Генеральным директором Архива Президента Республики Корея г-ном Чой Джа Хи

Сотрудники Архива Президента Республики Казахстан презентовали г-ну Чой Джа Хи книжные издания, касающиеся отечественной архивной отрасли. Ознакомление с деятельностью Национального информационно-ресурсного центра «NIRS» (г. Дэйджон) С расширением проекта «электронное правительство» в начале 2000-х годов, отдельные министерства стали создавать и эксплуатировать свои собственные информационные системы. Все это привело к таким проблемам как избыточные инвестиции в информационные системы, дублирование данных, нехватка экспертов и средств обеспечения безопасности и т.д. Возникла необходимость в разработке стратегии реагирования на компьютерные и сетевые атаки, стихийные бедствия. Повышались требования к стабильным и последовательным сервисам. С целью решения вышеупомянутых проблем и создания основы для надежного и устойчивого электронного правительства высшее руководство Кореи приняло решение о создании интегрированных центров обработки данных (IDC). Сегодня эти функции выполняет Национальный информационно-ресурсный центр «NIRS» (National Information Resources Service). «NIRS» является дата центром, интегрированным с ситуационным центром электронного правительства. Интеграция открывает возможности для государственных органов, населения и бизнеса в получении on-line услуг. Это достигается за счет сервиса «G-Cloud» – облачные технологии, управляющие сервисом электронного правительства. В информационном центре функционируют семь отделов:

• Отдел анализа больших данных;

• Отдел управления кибербезопасностью;

• Архитектурный отдел;

• Операционный и координационный отдел;

• Работа информационной системы 1;

• Работа информационной системы 2;

• Отдел безопасности и сетей.

Центр имеет высокий уровень защиты и степень информационной безопасности, поэтому его место расположения не обозначается на картах Кореи и GPS путеводителях. Фото и видеосъемка запрещены. По статистике ежегодно фиксируется около 30 млн. вирусных, Dos, DDos (Bot) и других видов направленных атак. В штате сотрудников находится 1000 человек, из них 126 отвечают за кибер и информационную безопасность. Данные из 45 подведомственных организаций поступают по специально выделенной коммуникационной сети, она не сопрягается с локальными и Интернет сетями связи. При защите данных используется Адаптивная архитектура безопасности. Это инструмент нового поколения для детектирования и быстрого реагирования на атаки. Используемые в архитектуре программы пытаются определить, как должен выглядеть «хороший» трафик, используя технику сравнительного анализа текущего сетевого трафика с историческими показателями, обнаружения аномалий и анализа сбоев. Адаптивная архитектура безопасности, сочетает в себе использование традиционных методов предотвращения атак и новых инструментов детектирования и реагирования. При информационном центре «NIRS» имеются Институт разработки технологий и Центр разработки мобильных приложений. Сопровождение и мониторинг системы электронного государственного закупа, е-суда и др. систем также возложено на данную организацию. В планах правительства строительство еще двух удаленных хранилищ центра, способных обеспечить резервное хранение и страховое дублирование данных. По окончанию курса была организована встреча с руководителями и специалистами отделов НАК, которые ответили на интересующие слушателей вопросы. В ходе встреч были обсуждены вопросы организации использования, популяризации, научной публикации архивных документов, организации работы экспертных комиссий, сроков хранения документов и др. В целом, архивная отрасль Кореи находится на очень высоком уровне. Специалисты архивного дела свободно владеют английским языком, что позволяет им, постоянно находится в тренде мировых технических достижений. Подготовку специалистов осуществляют 24 ВУЗа. Ежегодно выпускаются 2000 специалистов архивного дела (бакалавры). Имеется магистратура по двухгодичной форме обучения, специальность – архивное дело, библиотечное дело, история и информатика. Для устройства на работу в НАК необходимо пройти подготовительные курсы в Центре обучения (при НАК). Для казахстанских специалистов знакомство с иной методологией ведения архивной работы становится хорошей возможностью обновления собственного инструментария знаний и навыков в этой области. Безусловно, корейский опыт ведения архивного дела может быть полезен при реализации эффективных мер в обеспечении сохранности и использования Национального архивного фонда Республики Казахстан. В рамках визита 23 августа 2019 года в Сеуле состоялась торжественная церемония передачи копий исторических документов Архива Президента Республики Казахстан в Национальный Архив Кореи. В 1937 г. из Дальне-Восточного края на территорию Казахской ССР были депортированы более 22 000 корейских семей. В фондах Архива Президента Республики Казахстан содержится уникальный пласт документального материала этого периода. В предоставленную коллекцию вошли постановления, протоколы заседания Бюро, письма и отчеты Центрального комитета коммунистической партии и Совета народных комиссаров Казахстана. Документы отражают процессы расселения, обеспечения жильем и питанием, а также трудоустройство переселенцев. Генеральный директор хранилища истории Национального Архива Кореи г-н Кан Сеон-Чон отметил важность данного события и пообещал приложить всевозможные усилия в пропаганде предоставленной коллекции документов среди корейских исследоватлей. Между Архивом Президента Республики Казахстан и Национальным Архивом Республики Корея действует Меморандум о сотрудничестве, подписанный 28 октября 2016 г. По завершению церемонии г-н Кан вручил благодарственное письмо Архиву Президента Республики Казахстан и выразил надежду на дальнейшее сотрудничество.

Б.Д. Шайлазымов,

руководитель Управления архивных технологий Архива Президента Республики Казахстан